Unsere Kindertagesstätten haben sich der Betreuung und Förderung von Kindern verschrieben. Wir legen Wert darauf, eine vertrauensvolle Beziehung zu den Familien aufzubauen, die wir betreuen und erkennen die Wichtigkeit des Schutzes personenbezogener und besonders schützenswerter Daten an.

Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten».
Mit «Personendaten» sind Daten gemeint, die sich auf bestimmte oder bestimmbare Personen beziehen und «Bearbeiten» bedeutet jeden Umgang mit Personendaten, z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Verändern, Bekanntgeben und Löschen.

Ziel des Datenschutzkonzeptes
Das Ziel dieses Datenschutzkonzeptes ist es, die Prinzipien und Verfahren darzulegen, die in unseren Kindertagesstätten zum Schutz personenbezogener Daten implementiert werden.
Es zeigt auf, wie wir die Informationen von Kindern, Eltern, Mitarbeitern und anderen Beteiligten verantwortungsvoll handhaben, um die Privatsphäre zu wahren und die Anforderungen des Datenschutzgesetzes (DSG) und der für unsere Branche relevante Verordnungen zu erfüllen.

Geltungsbereich
Dieses Konzept gilt für alle Abteilungen und Mitarbeiter unserer Kindertagesstätten.
Es umfasst alle Formen der Datenerfassung, -verarbeitung und -speicherung, sei es in elektronischer oder physischer Form.

Verpflichtung zum Datenschutz
Wir bekennen uns zur Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen und zur transparenten Kommunikation unserer Praktiken.
Wir verstehen, dass Datenschutz ein Grundrecht ist, und verpflichten uns, dieses Recht in all unseren Aktivitäten zu respektieren und zu fördern.

Rechtsgrundlage
Unsere Kindertagesstätten halten sich an die Grundsätze des Datenschutzes, wie sie im DSG und den relevanten Verordnungen festgehalten sind.
Zusätzlich beachten wir auch branchenspezifische Bestimmungen und Empfehlungen, soweit sie für unsere Tätigkeit relevant und umsetzbar sind.

Grundsätze der Datenverarbeitung
Im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen, befolgen wir die folgenden Grundsätze bei der Verarbeitung von Daten:

• Rechtmässigkeit und Transparenz: Wir verarbeiten Daten rechtmässig und informieren die betroffenen Personen transparent über die Verarbeitung ihrer Daten.
• Zweckbindung: Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur zu den festgelegten und legitimen Zwecken und erheben und verarbeiten nur die Daten, die für die Erfüllung unserer Tätigkeiten notwendig sind.
• Richtigkeit: Wir sind stets bemüht Daten, die wir verarbeiten, korrekt und auf dem neuesten Stand zu halten. Wenn uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgegeben werden, stellen wir sicher, dass der Bekanntgebende dazu befugt ist, diese Daten korrekt sind und die betroffene Person über diese Bekanntgabe informiert sind
• Speicherfrist / Löschung: Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Erfüllung der festgelegten Zwecke erforderlich ist oder das Gesetz bzw. die Verordnungen es vorschreiben.
• Integrität und Vertraulichkeit: Wir treffen angemessene Massnahmen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten und sie vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.

Rechte der betroffenen Personen
Wir respektieren die Rechte der betroffenen Personen in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Die betroffenen Personen haben das Recht auf:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten
• Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer Daten

Anfragen zur Ausübung dieser Rechte können an die Geschäftsleitung oder an die von dieser festgelegte verantwortliche Person gerichtet werden und werden durch diese bearbeitet und beantwortet.
Hierbei gilt es zu beachten, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen), weshalb es möglich sein kann, dass wir Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung schwärzen oder nur auszugsweise liefern.

 

 

Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäss den gesetzlichen Bestimmungen und den in diesem Datenschutzkonzept festgelegten Grundsätzen.

Datenweitergabe
Wir geben personenbezogene Daten nur dann an Dritte weiter, wenn dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder mit der Einwilligung der betroffenen Person erfolgt.
Im Zusammenhang mit unseren Verträgen, unseren Dienstleistungen, unseren Internetauftritten und unseren rechtlichen Pflichten oder sonst zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in diesem Konzept aufgeführten Zwecken, übermitteln wir Personendaten auch an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:

• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag, in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder in eigener Verantwortung Daten bearbeiten.
• Vertragspartner, inklusive Eltern und betreute Personen: Gemeint sind unsere Kunden (Eltern und erziehungsberichtigte Personen), die betreuten Personen und andere Vertragspartner von uns, wo sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag.
• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden (z.B. KESB, Gemeinden, Aufsichtsbehörden) im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Wenn sich Personen bei uns für eine Arbeitsstelle bewerben, sind wir verpflichtet, insbesondere ihre Personalien der zuständigen Aufsichtsbehörde bekanntzugeben, damit diese Ihre Eignung (insbesondere Strafregisterauszug) überprüfen kann.
• Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken ergibt. Andere Empfänger sind z.B. Dritte, im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder weitere von Ihnen bestimmte Bezugspersonen) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Im Rahmen der Kommunikation mit unseren Mitbewerbern, Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die mitunter bestimmte Personen oder Personengruppen betreffen.

Aufbewahrungsfristen
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen, vertraglichen Pflichten oder technischen Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

Datensicherheit
Die Sicherheit der uns anvertrauten personenbezogenen Daten ist uns ein zentrales Anliegen. Deshalb setzen wir sowohl technische als auch organisatorische Massnahmen ein, um den Schutz dieser Daten zu gewährleisten und mögliche Sicherheitslücken zu schliessen:

• Verschlüsselung von elektronisch gespeicherten Daten
• Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeiter
• Rollendefinierte Zugriffe: Nur Mitarbeiter, die für ihre Tätigkeit bestimmte Daten benötigen, haben Zugriff darauf.
• Authentifizierung: Mitarbeiter werden angehalten sichere Passwörter zu wählen und regelmässig zu aktualisieren um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten erhalten.
• Protokollierung: Zugriffe auf Daten werden (zB. Durch Famly) protokolliert, um eventuelle Sicherheitsvorfälle nachvollziehen und verantwortliche Personen identifizieren zu können.
• Sensibilisierung des Personals
• Regelmässige Informationen: Alle Mitarbeiter erhalten bei ihrer Einstellung ein Datenschutzmerkblatt mit den wichtigsten Verhaltensregeln und werden danach regelmässig bei Fragen oder Neuerungen bei datenschutzrelevaten Themen betreut.
• Richtlinien: Klare Richtlinien und Leitfäden stehen dem Personal zur Verfügung, um ihnen im Umgang mit personenbezogenen Daten Orientierung zu bieten.

Erfasste Daten
Wir erfassen personenbezogene und besonders schützenswerte Daten von Kindern, Eltern, Mitarbeitern, Bewerbern im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens oder auch anderen Personen («Dritte»), soweit dies für unsere Betriebstätigkeiten erforderlich ist.

Die erfassten Daten können wie folgt kategorisiert werden:

• Stammdaten: Daten wie z.B. Name, Kontaktdaten, Daten zur Person, Fotos, Betreuungs- und Kundenhistorie, Einwilligungserklärungen sowie Informationen über Dritte (z.B. Kontaktpersonen, Angaben zur Familie).
• Vertragsdaten: Daten, die im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen sowie bei Vertragsabschlüssen anfallen, wie z.B. vertragliche Leistungen, Angaben zur Abwicklung (z.B. Rechnungsstellung) und Finanzdaten.
• Betreuungsdaten: Daten, welche das Betreuungsverhältnis betreffen und im Rahmen der Betreuung anfallen. In der Regel sind dies über die betreute Person, aber auch Daten der Eltern oder sonstiger Dritten betreffen (z.B. weitere Bezugspersonen).
• Bewerberdaten: Daten, welche im Rahmen einer Bewerbung für eine Arbeitsstelle bei uns anfallen, wie z.B. beruflicher Werdegang, Aus- und Weiterbildungen und Referenzen. Darunter fallen auch Informationen über strafrechtliche Verurteilungen sowie Berufs- / Tätigkeitsverbote (insbesondere Strafregisterauszüge).
• Kommunikationsdaten: Daten, die im aufgrund von Kommunikation anfallen (z.B. per E-Mail, Telefon, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel).
• Registrierungsdaten: Das sind Daten, die im Rahmen einer Registrierung (z.B. Logins der Kita- Apps, Anmeldungen für unsere Newsletter oder ähnliches) bei uns anfallen.
• Technische Daten: Das sind Daten, welche im Rahmen der Nutzung unserer elektronischen Angebote (z.B. Website) anfallen, wie z.B. IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem Ihres Endgeräts, die Region und der Zeitpunkt der Nutzung. Technische Daten für sich lassen grundsätzlich keine Rückschlüsse auf eine Identität zu.
• Sonstige Daten: Darunter fallen insbesondere: Daten, die im Zusammenhang mit behördlichen oder gerichtlichen Verfahren anfallen, Daten, die aufgrund des Gesundheitsschutzes (z.B. Schutzkonzepte, Anwesenheitsprotokolle) erhoben werden, Fotos, Video- oder Tonaufnahmen, die wir herstellen oder von Dritten erhalten und auf denen Personen erkennbar sind (z.B. an Anlässen, durch Sicherheitskameras etc.), Teilnahmen an Anlässen.

Datenquellen
Bei der Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten legen wir Wert auf Transparenz und legen offen, aus welchen Quellen diese Daten stammen. Eine Übersicht über unsere Hauptdatenquellen:

• Anmelde- und Vertragsformulare: Bei der Anmeldung eines Kindes in unserer Einrichtung sammeln wir Informationen aus den von den Eltern oder Erziehungsberechtigten ausgefüllten Formularen.
• Mitarbeiterinformationen: Daten unserer Mitarbeiter werden aus Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen, Schulungsunterlagen und anderen arbeitsbezogenen Dokumenten gesammelt.
• Direkte Kommunikation: Informationen, die uns von Eltern, Mitarbeitern oder Erziehungsberechtigten mündlich, schriftlich oder elektronisch übermittelt werden, etwa in Gesprächen, per E-Mail oder über unsere Webseite.
• Bilder und Videos: Mit Einverständnis der Eltern, Erziehungsberechtigten oder Mitarbeiter können während Aktivitäten oder an Anlässen in der Einrichtung Bilder oder Videos aufgenommen werden.
• Digitale Geräte, Applikationen: Daten können von Tablets, Computern oder speziellen Anwendungen stammen, die wir zur internen Kommunikation, für administrative Zwecke oder zur Kommunikation mit den Eltern nutzen.
• Websites, Soziale Medien und digitale Angebote: Bei der Nutzung unserer Website (inkl. Newsletter und weitere digitale Angebote) fallen Daten an, die gespeichert werden.
• Soziale Medien und Plattformen: Wir können auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen betreiben und in diesem Zusammenhang Daten bearbeiten.
• Dritte Parteien: In bestimmten Fällen könnten wir Informationen von dritten Parteien erhalten, z.B. von früheren Betreuungseinrichtungen, vorherigen Arbeitgebern, Therapeuten oder medizinischen Diensten, jedoch nur mit entsprechender Zustimmung oder wenn gesetzlich vorgeschrieben.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt stets im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen und den Grundsätzen unseres Datenschutzkonzepts.

Zweck der Datenerfassung

Wir erfassen personenbezogene Daten für folgende Zwecke:

• Betreuung und Vermittlung von Betreuungsplätzen
• Kommunikation mit den Bezugspersonen
• Aufnahme, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen
• Kommunikation mit potenziellen Neukunden, Gemeinden und Behörden
• Verwaltung und Speicherung relevanter Vorkommnisse
• Personalverwaltung und -entwicklung
• Sicherheitszwecke sowie technische und physische Zugangskontrollen
• Rechnungsversand und Finanzenverwaltung
• Marketingzwecke und zur Beziehungspflege
• Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
• Weitere Zwecke: Zu diesen weiteren Zwecken gehören z.B. Schulungs- und Ausbildungszwecke, administrative Zwecke (z.B. die Verwaltung von Stammdaten oder die Buchhaltung), die Wahrung unserer Rechte und die Evaluation und Verbesserung interner Abläufe.

Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.